商业办公合作、日常生活费用缴纳等，总与办公大楼、市民中心等场所相关联。而如果要到高档写字楼、知名宴会厅洽谈商务合作事宜，来访者就必须提前进行预约登记。随着科技的快速发展，智慧办公渐渐兴起，各种智能装备和系统在该领域的应用也逐渐铺开。
如果没有提前预约就去拜访某家企业，那么前台很有可能措手不及，没有做好相应的接待准备。而通常采用的来客人工登记方式，不仅耗时耗力、效率低，同时信息查询的难度较高，数据利用率较低。如果采用智能访客登记系统，则依靠人工登记的一系列难题就能得到妥善解决。
综合起来，智能访客登记系统的好坏，主要集中在三个方面，即智能预约、访客流程智能化和访客信息管理数字化。在智能预约方面，访客通过APP、公众号、小程序就可以进入智能访客预约系统，将相关信息填写进去，而楼宇或者企业管理者收到相关信息后，就可以对其进行审核，确定后续来访时间等事宜，这是一种方式。
访客在对应的平台上填写访客资料，通过审核后出示手机收到短信或是二维码，是访客进入高新产业科技园、自助出入自动商务办公场所的另一种方式。尤其在自动化办公、数字化园区管理加快推行的背景下，借助访智能访客预约系统拜访科创公司、政企单位等，无疑能让受访者和来访者都感到从容和有序。
而当访客已经到达来访地点后，智能访客机就能为访客登记信息、核对信息、顺利进入会见室提供便利。在人脸识别、大数据等信息技术的支持下，访客出示的驾照、身份证等证件是否与本人相符文在几分钟内就能得到验证。如果遇到大批访客来访的情况，智能访客机的运用无疑可以大大减轻前台的工作压力，让来客登记既准确又轻松。
经过安检从门口步入公司内部，如果由AI虚拟前台来接待你会怎样？基于语音助手、人脸识别、人工智能、语义算法的不断突破，AI虚拟主播、AI虚拟导购员、AI虚拟气象播报员，都已经在现实生活中纷纷亮相。而对于一些综合实力较强的大企业来说，设置AI虚拟前台来接待访客或许也会变为现实。
在由多家企业组成的商务办公园区内，对访客信息进行综合收集、统计和管理十分重要。访客信息的及时、准确上报与记录，对于提升园区的安全水平和流动人员管理能力尤为关键。尤其是在自动化、现代化办公模式日益成熟之际，不同办公写字楼之间的人员有序登记也符合实际需要。
当然，要想让访客登记变得智能、合理、高效，仅仅依靠智能访客登记系统是远远不够的。云计算、物联网、大数据等技术和智能监控摄像机、物联网传感器、未预约自动报警装置等的综合运用，除了能够为访客预约登记提供助力外，还能提升楼宇的智慧化管理水平。放大来看，前沿信息技术及装备对于智慧楼宇、智慧园区乃至智慧城市建设，都能够起到巨大代的推动作用。
远程云会议、桌面级3D打印机、智能温控调节系统等，已经在人不知不觉之间改变着传统的商务办公模式和公司人员管理方法。而每一件智能商务办公用具出现的背后，都凝聚着具有创新性的科技元素和追求不凡的思维理念。
而随着技术的不断进步，访客预约、会议培训等，都将会更加关注接受者的感受，这也是科技发展服务于广大民众的一大生动体现吧！试想一下，如果有一天你去某公司访问，通过智能访客机完成身份核验后，由导引机器人为你领路去会客室，而AI虚拟接待者热情地与你打招呼、与你洽谈相关合作事宜，你是不是会觉得既刺激又好玩呢？